Guía práctica · Autónomos · 2026
Una factura no es solo un documento para cobrar: identifica una operación, calcula sus impuestos y alimenta tus libros y declaraciones. Esta guía explica qué incluir, cómo numerarla, cuándo rectificarla y qué cambia —y qué no— con la factura electrónica.
Revisada el 1 de agosto de 2026
Para hacer una factura como autónomo necesitas una numeración correlativa, fecha, datos fiscales del emisor y del cliente, descripción de la operación, base imponible, tipo y cuota de IVA cuando corresponda, retención de IRPF si procede y total. Si hay un error relevante, no borres la factura: emite una rectificativa con su propia serie y referencia al documento original.
Primero
Facturar documenta lo que has vendido y cuándo.
La obligación nace por las entregas de bienes y prestaciones de servicios realizadas dentro de la actividad. También existen excepciones y reglas específicas según la operación.
La Agencia Tributaria indica que empresarios y profesionales deben expedir factura y conservar una copia por las operaciones de su actividad. También deben facturar los pagos anticipados, salvo la excepción prevista para determinadas entregas intracomunitarias de bienes.
Cuando tu cliente es otra empresa o profesional actuando como tal, cuando necesita el documento para ejercer un derecho tributario o cuando el destinatario es una Administración Pública, la factura resulta obligatoria en todo caso. Si vendes a consumidores finales, la posibilidad de usar una factura simplificada depende del importe y del tipo de actividad: no conviene asumir que cualquier “ticket” sirve.
Configura numeración, datos fiscales, impuestos y condiciones de cobro antes de la primera operación. Facturar tarde o rehacer documentos desde el extracto bancario hace más difícil conciliar ingresos, IVA, retenciones y cobros pendientes.
Si todavía no has iniciado la actividad, revisa antes el paso a paso para darte de alta como autónomo en Madrid. La fecha censal y el alta en RETA deben coordinarse con el comienzo real y con la primera facturación.
Anatomía
Una factura completa debe permitir entender la operación sin adivinar.
El diseño puede ser sencillo, pero la información fiscal tiene que ser precisa, legible y coherente con el servicio o producto entregado.
Seis bloques que debes revisar
Estos campos resumen la estructura habitual. Algunas operaciones exigen menciones adicionales —por ejemplo, exención o inversión del sujeto pasivo— y deben analizarse según el caso.
Número correlativo, fecha de expedición y fecha de operación cuando sea distinta.
Nombre y apellidos o denominación social completa, identificación fiscal y domicilio.
Nombre completo, NIF y domicilio en los supuestos exigidos para la factura completa.
Bienes o servicios, unidades, precio unitario, descuentos y datos necesarios para calcular la base.
Base imponible, tipo o tipos de IVA y cuota separada; retención de IRPF cuando proceda.
Importe final y, como información comercial útil, vencimiento y medio de pago acordado.
Evita descripciones vacías como “trabajos realizados”. Una línea que explique el servicio, el periodo o el entregable ayuda al cliente, reduce dudas y permite relacionar la factura con presupuestos, contratos y justificantes.
La factura simplificada puede utilizarse, con límites, cuando el importe no supera 400 euros IVA incluido y en determinados sectores hasta 3.000 euros. Si el destinatario quiere deducir el IVA, deben constar además su NIF y domicilio y la cuota repercutida separada. Fuera de los supuestos autorizados, corresponde factura completa.
Cálculo
Base, IVA y retención no son tres nombres para el mismo dinero.
La factura debe separar cada concepto para que el total sea reproducible y pueda trasladarse correctamente a los libros y modelos tributarios.
Ejemplo orientativo
Para un servicio con base de 1.000 euros, IVA del 21 % y retención del 15 %, la cuota de IVA sería 210 euros, la retención 150 euros y el importe a cobrar 1.060 euros.
La retención reduce el pago que recibes, pero el cliente la ingresa a Hacienda a tu cuenta. No debe confundirse con un descuento comercial ni con una reducción de la base.
- IVA: el tipo depende del bien o servicio. También hay operaciones exentas o no sujetas que requieren su mención y fundamento adecuados.
- IRPF: no toda persona autónoma ni toda factura lleva retención. Depende de la actividad, del destinatario y de la situación aplicable.
- Varios tipos: si una factura incluye operaciones con tratamientos distintos, separa bases y cuotas para cada tipo.
- Operaciones internacionales: localización, NIF-IVA, inversión del sujeto pasivo y obligaciones informativas necesitan revisión específica.
El tipo de IVA y la retención no se eligen para que el total “quede redondo”. Deben derivarse de la actividad y de la operación. Si tienes dudas, la gestoría fiscal en Madrid puede revisar el criterio antes de emitir una serie entera con el mismo error.
Orden
La numeración debe ser correlativa dentro de cada serie.
Una nomenclatura comprensible ayuda, pero lo fiscalmente importante es conservar la secuencia y justificar las series que utilizas.
Puedes organizar una serie general —por ejemplo, F2026— y series específicas cuando exista una razón real. Las facturas rectificativas deben emitirse en una serie propia. También existen reglas especiales para facturas expedidas por destinatarios o terceros y otros supuestos concretos.
| Concepto | Qué significa | Error frecuente |
|---|---|---|
| Fecha de expedición | Día en que emites el documento. | Confundirla con el día de cobro. |
| Fecha de operación | Día del servicio, entrega o anticipo cuando difiere de la expedición. | Omitirla cuando las fechas no coinciden. |
| Vencimiento | Fecha comercial acordada para pagar. | Pensar que cambia por sí sola el devengo fiscal. |
| Número y serie | Identificación única y correlativa dentro de la serie. | Borrar huecos o reutilizar un número. |
Si una factura queda anulada por una causa que exige rectificación, conserva la trazabilidad. No cambies el PDF ya enviado y lo sustituyas silenciosamente por otro con el mismo número: cliente, contabilidad y Administración podrían terminar con versiones diferentes.
Correcciones
Un error se corrige con trazabilidad, no haciendo desaparecer la factura.
La factura rectificativa identifica el documento afectado, explica la causa y refleja la corrección.
La AEAT exige rectificar cuando faltan requisitos obligatorios, cuando la cuota de IVA se calculó de forma incorrecta o cuando se dan circunstancias que modifican la base imponible, como determinados descuentos, devoluciones, resolución de operaciones o impagos.
Debe constar expresamente que es rectificativa, la causa, los datos de la factura original y la rectificación efectuada. Se emite tan pronto como se conozca la circunstancia, dentro de los límites temporales previstos.
Antes de rectificar
- Comprueba si el error afecta a un requisito obligatorio o al cálculo fiscal.
- Localiza número, serie y fecha de la factura original.
- Define el motivo con precisión y calcula la diferencia.
- Usa la serie específica de rectificativas.
- Envía el nuevo documento al cliente y registra ambos de forma coherente.
Transición 2026
Factura electrónica obligatoria: prepárate, pero distingue la norma del calendario efectivo.
El Real Decreto 238/2026 desarrolla el sistema entre empresarios y profesionales. Su aplicación no empieza igual para todos ni de forma inmediata el día de publicación.
La AEAT explica que la aplicación efectiva se contará desde la entrada en vigor de una orden ministerial prevista por el propio real decreto: doce meses después para empresarios y profesionales cuyo volumen de operaciones haya excedido de ocho millones de euros en el año anterior y veinticuatro meses después para el resto.
Por tanto, un PDF enviado por correo y una factura electrónica estructurada no son conceptos equivalentes. Mientras llega la aplicación que corresponda a cada negocio, conviene trabajar con un programa que mantenga numeración, registros, integridad, exportación y trazabilidad, y que pueda adaptarse al sistema futuro.
Revisa la orden ministerial, el tramo que te corresponde y las reglas aplicables en la fecha real de implantación. Esta guía refleja la información oficial disponible el 1 de agosto de 2026.
La facturación electrónica entre empresas convive además con los requisitos de los sistemas informáticos de facturación y VERI*FACTU. Son marcos relacionados, pero no deben mezclarse en una única fecha o promesa. Antes de contratar o migrar software, verifica qué obligación resuelve y cuándo.
Control final
Ocho comprobaciones antes de pulsar “enviar”.
Una revisión de dos minutos puede evitar una rectificativa, una consulta del cliente o un descuadre al final del trimestre.
Serie y número
Comprueba que siguen la secuencia y que el identificador no se ha utilizado antes.
Fechas
Revisa expedición, operación o anticipo y vencimiento sin confundir sus funciones.
Datos fiscales
Valida nombre, NIF y domicilio tuyos y del destinatario cuando corresponda.
Descripción
Relaciona el concepto con el servicio, producto, periodo, presupuesto o contrato real.
Base e impuestos
Recalcula bases, tipos, cuotas, exenciones y retenciones sin copiar la factura anterior a ciegas.
Total
Comprueba la fórmula y que la moneda y el importe a cobrar sean inequívocos.
Pago
Incluye condiciones, vencimiento y medio acordado, sin sustituir el tratamiento fiscal de la operación.
Archivo y registro
Guarda la copia con su contenido original y anótala en el sistema o libro correspondiente.
La AEAT señala un plazo general de conservación de cuatro años vinculado a la prescripción tributaria, aunque determinadas operaciones o bienes pueden requerir periodos superiores. El archivo debe asegurar autenticidad del origen, integridad, legibilidad y acceso sin demora.
Una gestoría contable en Madrid no debería limitarse a guardar PDFs: concilia facturas, cobros, bancos y registros para que los datos del trimestre tengan una explicación. Si estás comparando herramientas o cambiando de sistema, conserva siempre una exportación ordenada.
Fuentes
Información oficial utilizada.
Consulta la versión vigente y las particularidades de tu actividad antes de aplicar un criterio fiscal.
Dudas habituales
Preguntas frecuentes sobre facturación.
¿Puedo hacer una factura en Word o Excel?
El formato por sí solo no invalida una factura si contiene los requisitos exigibles, pero debes garantizar numeración, conservación, integridad y registro. Además, los calendarios de sistemas informáticos y factura electrónica hacen recomendable usar una solución preparada para adaptarse y exportar datos.
¿Todas mis facturas llevan IVA?
No. El tratamiento depende del bien o servicio, de dónde se localiza la operación y de posibles exenciones o reglas especiales. Si no repercutes IVA por una causa aplicable, la factura puede requerir una mención específica; no basta con poner “IVA 0 %” sin revisar el motivo.
¿Cuándo debe llevar retención de IRPF?
La retención depende, entre otros factores, del tipo de actividad y de quién recibe la factura. Es frecuente en determinados servicios profesionales facturados a empresas o profesionales, pero no puede generalizarse a todos los autónomos ni a todos los clientes.
¿Puedo borrar una factura que tiene un error?
No es una buena práctica sustituir silenciosamente una factura ya emitida. Cuando faltan requisitos obligatorios, el IVA es incorrecto o cambia la base por una causa prevista, corresponde emitir una factura rectificativa con serie propia, motivo y referencia a la original.
¿Enviar un PDF por correo ya es factura electrónica?
Un PDF es un documento electrónico, pero no equivale necesariamente a la factura electrónica estructurada del sistema obligatorio entre empresarios y profesionales. La implantación efectiva del Real Decreto 238/2026 depende de la orden ministerial y de los plazos posteriores aplicables a cada grupo.
¿Cuánto tiempo debo conservar las facturas?
La AEAT señala, con carácter general, el plazo de prescripción tributaria de cuatro años, conservando originales, copias y justificantes con autenticidad, integridad, legibilidad y acceso. Determinadas operaciones pueden exigir periodos superiores.
FISAVAL · Madrid
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