Guía fiscal para autónomos · Madrid
Gastos deducibles del autónomo: qué revisar antes de incluirlos.
Un gasto no se deduce porque se haya pagado desde la cuenta del negocio. Debe estar vinculado con la actividad, registrado, imputado correctamente y justificado.
Revisada el 1 de agosto de 2026
Para que un gasto pueda reducir el rendimiento de una actividad en estimación directa, la AEAT exige relación con la actividad, registro en los libros o contabilidad, imputación temporal correcta y justificación. El tratamiento en IRPF y la deducción del IVA soportado no son exactamente la misma pregunta.
La prueba mínima
Cuatro condiciones antes de hablar de porcentajes.
La lista de gastos habituales sirve para orientarse, pero no sustituye la revisión del caso. Dos profesionales pueden comprar lo mismo y tener un tratamiento distinto si el uso, la actividad o la documentación cambian.
Vinculación con la actividad
Debe existir una relación real entre el gasto y los ingresos o la organización del trabajo. Explicar para qué se usa es más importante que el nombre comercial del producto.
Justificación suficiente
La factura completa es la referencia habitual. Un movimiento bancario, un tique incompleto o una captura de pantalla pueden demostrar un pago, pero no siempre identifican correctamente la operación y al destinatario.
Registro e imputación
El gasto debe incorporarse al libro o contabilidad que corresponda y al periodo correcto. La fecha de factura, el devengo y, cuando se haya optado válidamente, el criterio de cobros y pagos deben revisarse con coherencia.
Sin exclusión fiscal
La normativa puede limitar o excluir conceptos aunque tengan algún vínculo con la actividad. También puede exigir afectación exclusiva, límites cuantitativos o una forma de pago concreta.
Que un importe sea gasto para calcular el rendimiento de IRPF no determina automáticamente que todo su IVA sea deducible. La afectación, la factura y las reglas específicas del IVA se analizan por separado.
Casos frecuentes
Los gastos habituales también necesitan contexto.
Estas categorías aparecen con frecuencia en actividades profesionales y pequeños negocios. No son una autorización automática para deducir cualquier compra incluida bajo ese nombre.
Alquiler, coworking y despacho
El alquiler de un local o puesto de coworking usado para la actividad puede formar parte de los gastos, junto con determinados servicios asociados. El contrato, las facturas, las retenciones que procedan y el uso real deben estar alineados.
Suministros cuando trabajas desde casa
La vivienda debe estar parcialmente afecta y comunicada de forma coherente. Para suministros compartidos, la Ley del IRPF establece una regla específica basada en el 30 % de la proporción entre los metros afectos y la superficie total, salvo que se pruebe otro porcentaje.
Software, teléfono y servicios digitales
Suscripciones, alojamiento web, herramientas profesionales o una línea de comunicación pueden estar vinculados con el negocio. Cuando existe uso personal y profesional, hay que separar o justificar la parte que se pretende incorporar.
Gestoría y otros profesionales
Los honorarios de profesionales independientes contratados para la actividad, como gestoría, asesoramiento técnico o diseño, deben contar con factura y alcance identificable. La gestoría fiscal de FISAVAL revisa el tratamiento antes de los cierres.
Seguros relacionados con la actividad
Responsabilidad civil, cobertura del local o seguros exigidos por el sector pueden responder a una necesidad del negocio. Los seguros de enfermedad del titular y determinados familiares tienen reglas y límites propios que conviene comprobar para el ejercicio correspondiente.
Equipos que duran varios ejercicios
Un ordenador, mobiliario o maquinaria no siempre se lleva íntegramente a gasto el día de la compra. Cuando es un elemento de inmovilizado, su coste puede distribuirse mediante amortización según la naturaleza, fecha de puesta en funcionamiento y reglas aplicables.
Ajustes que no son facturas
La cuota y el difícil encaje también se revisan.
El rendimiento no se calcula únicamente sumando facturas de proveedores. Hay conceptos con tratamiento específico que deben registrarse sin inventar justificantes ni duplicar importes.
Cuotas del RETA y regularización
Las cuotas satisfechas por el titular pueden formar parte de los gastos de la actividad en estimación directa. Con el sistema de cotización por rendimientos, la regularización posterior puede generar una diferencia a pagar o una devolución. La AEAT contempla expresamente su tratamiento: conviene registrar el ajuste cuando corresponda y conservar la comunicación de la Seguridad Social, evitando sumar como gasto una cuota que después ha sido devuelta.
Provisiones y gastos de difícil justificación
En estimación directa simplificada existe un cálculo reglado para provisiones deducibles y gastos de difícil justificación. No significa que se pueda añadir una bolsa libre de compras sin factura. El programa de Renta aplica el porcentaje sobre el rendimiento neto previo, con el límite y las incompatibilidades vigentes para el ejercicio. Por eso debe diferenciarse de los gastos reales registrados uno a uno.
Esta guía se centra en estimación directa. Si la actividad tributa en estimación objetiva, el rendimiento y determinadas deducciones siguen una mecánica distinta; no traslades esta lista como si fuera un libro de gastos de módulos.
Donde surgen dudas
Vehículo, comidas y ropa no se resuelven con un sí o un no.
Son conceptos con uso personal posible y, por eso, necesitan una revisión más exigente que una compra inequívocamente profesional.
Vehículo y desplazamientos
En IRPF, la afectación de turismos a determinadas actividades exige atender a las reglas de elementos patrimoniales afectos y a las excepciones previstas. En IVA existen presunciones y posibilidades de prueba distintas. No conviene aplicar automáticamente el 50 % del IVA ni trasladar ese porcentaje al IRPF sin analizar actividad y uso.
Manutención del propio autónomo
La AEAT exige que el gasto sea del propio contribuyente, se produzca en el desarrollo de la actividad, tenga lugar en restauración u hostelería, se pague por medios electrónicos y respete los límites reglamentarios. Comer un día laborable fuera de casa no demuestra por sí solo la relación con el trabajo.
Ropa y presentación personal
La ropa ordinaria conserva utilidad personal aunque se use para reunirse con clientes. Vestuario de protección, uniforme o prendas singularmente vinculadas a la actividad pueden requerir un análisis diferente. La factura debe describir lo comprado; “material profesional” como concepto genérico aporta poca información.
Formación, libros y eventos
La materia, el nivel y la relación con la actividad actual importan. Una formación que mantiene o amplía capacidades necesarias para el trabajo no se analiza igual que unos estudios para iniciar una profesión distinta. Conserva programa, inscripción, factura y explicación del vínculo profesional.
Control documental
Organiza la prueba cuando compras, no cuando llega el trimestre.
La gestoría contable puede registrar correctamente lo que recibe, pero necesita documentos legibles y una descripción real de las operaciones dudosas.
- Pide la factura a nombre del titular de la actividad con sus datos fiscales correctos.
- Guarda factura y justificante de pago sin confundirlos: cada uno prueba una parte distinta.
- Anota el motivo profesional en gastos que no sean evidentes por su descripción.
- Separa, cuando sea posible, cuentas, líneas y suscripciones personales de las profesionales.
- Comunica inversiones y bienes duraderos para revisar si deben amortizarse.
- No esperes al cierre para explicar viajes, comidas, compras mixtas o gastos en el extranjero.
- Conserva contratos, pedidos, correos y entregables cuando ayuden a demostrar la operación.
- Revisa que el gasto esté en el periodo y libro correctos y que no se haya duplicado.
A veces existe factura, pero falta vinculación; otras veces el gasto es profesional, pero el justificante no cumple. Identificar cuál de las cuatro condiciones falla permite pedir una corrección o excluirlo con criterio.
Preguntas frecuentes
Dudas habituales sobre gastos del autónomo.
¿Un extracto bancario sirve como factura?
Demuestra que hubo un pago, pero normalmente no sustituye una factura que identifique emisor, destinatario, concepto, base e impuestos. Puede formar parte de la prueba junto con el documento correcto.
¿Puedo deducir todo el teléfono si también lo uso personalmente?
El uso mixto debe analizarse y justificarse. Separar una línea profesional facilita la trazabilidad; pagar una única factura desde la cuenta del negocio no demuestra que todo el consumo sea de la actividad.
¿El IVA de todos mis gastos se deduce?
No. El IVA soportado tiene requisitos de afectación y documentación propios. Además, algunas operaciones están exentas, fuera del ámbito o sujetas a limitaciones. Debe revisarse por separado del gasto en IRPF.
¿Qué pasa con un ordenador o una máquina?
Si funcionará durante más de un ejercicio y reúne las condiciones de inmovilizado, puede corresponder amortizar su coste en lugar de registrarlo íntegramente como gasto corriente. La fecha de puesta en uso también importa.
¿Cuánto tiempo debo guardar las facturas?
Los plazos dependen de las obligaciones tributarias y de posibles interrupciones de la prescripción; algunos bienes y deducciones requieren conservar documentación durante más tiempo. No destruyas justificantes al presentar el trimestre.
Fuentes oficiales consultadas
- AEAT: gastos fiscalmente deducibles en estimación directa.
- AEAT: rendimiento de actividades económicas en estimación directa.
- AEAT: gastos del titular y manutención.
La guía es informativa. La norma aplicable, el ejercicio, el régimen y la documentación concreta pueden cambiar el resultado.
Antes de incluir un gasto dudoso, cuéntanos cómo se usa.
FISAVAL atiende a autónomos de Madrid en fiscalidad, contabilidad y gestión recurrente. Puedes indicar actividad, concepto, fecha y documento disponible; no envíes información sensible hasta recibir el canal adecuado.